Tarefas recorrentes
Última revisão — 09 jun 2025
O SpeakUp Palmas realiza encontros presenciais mensais.
Para garantir que tudo ocorra bem, é importante seguir um cronograma de tarefas recorrentes.
Divisão semanal
Para facilitar a organização, dividimos as atividades em quatro semanas, cada uma com um foco específico. O objetivo é garantir que todos os aspectos do evento sejam cobertos, desde a definição da data até o feedback pós-evento.
| Semana | Foco | Resumo das atividades |
|---|---|---|
| 1 | Definição & organização | Definição e validação da data e local do próximo encontro · Engajamento da comunidade |
| 2 | Confirmação & marketing | Divulgação do local e horário definidos · Formalização das dinâmicas e atividades |
| 3 | Semana do encontro | Divulgações com contagem regressiva · Garantir avisos e registros durante o evento |
| 4 | Pós-evento & feedback | Organização do drive · Compartilhamento de fotos · Análise de feedbacks e insights |
Abaixo, você encontra o detalhamento de cada semana, com as tarefas específicas a serem realizadas.
Detalhamento por semana
- Semana 1
- Semana 2
- Semana 3
- Semana 4
Definição & organização
Objetivo: definir data e local do encontro + engajamento inicial.
Divulgar data do próximo encontro · #1.1 Marketing
Divulgar a data do próximo encontro no Instagram e WhatsApp para engajar a comunidade e garantir que todos estejam cientes do próximo evento, para que possam se programar e participar.
Fazer votação de presença no WhatsApp, para ter uma ideia de quantas pessoas irão participar do próximo encontro.
Depende da tarefa #4.3 (validar data do próximo encontro).
Templates utilizados:
Definir local e horário do próximo encontro · #1.2 Logistics
Procurar parcerias e possíveis locais para o encontro, visando um espaço adequado e acessível para todos os participantes.
Caso seja local aberto, verificar previsão do tempo e ter plano B.
Sub-tarefas:
Caso já tenha o local definido, avisar os demais administradores · #1.2.1 Logistics
Validar o local e horário do próximo encontro com os demais administradores do projeto, garantindo que todos estejam cientes e de acordo com a escolha.
Caso tenha mais de uma opção de local, criar enquete no WhatsApp para votação da comunidade · #1.2.2 Logistics Marketing
Antes de fazer a votação, é recomendado fazer um Story no Instagram chamando a comunidade para participar da votação (visando trazer mais integrantes para o grupo do WhatsApp).
Criar Story de aviso no Instagram, informando que haverá uma votação no WhatsApp para escolher o local do próximo encontro. Após algumas horas, criar a enquete no WhatsApp.
Templates utilizados:
Caso não tenha opções de local, fazer uma caixinha de sugestões no Instagram e WhatsApp · #1.2.3 Logistics Marketing
Criar uma caixinha de sugestões no Instagram e WhatsApp para que a comunidade possa sugerir locais para o próximo encontro. Após algumas horas, analisar as sugestões e, se necessário, criar uma enquete para votação.
Templates utilizados:
Brainstorming de dinâmicas · #1.3 Activities
Discutir ideias de dinâmicas e filtrar as melhores opções para o próximo encontro.
Anotar as boas ideias no drive.
Engajar a comunidade com o 'Sua vez' do Instagram · #1.4 Marketing
Depende da tarefa #3.3 (avisos iniciais durante o encontro).
Templates utilizados:
Confirmação & marketing
Objetivo: definir local/horário/dinâmica/recursos e divulgar oficialmente.
Formalizar cronograma e dinâmicas + checklist de materiais · #2.1 Activities
Definir o cronograma do encontro, as dinâmicas que serão realizadas e criar um checklist de materiais necessários para o evento.
Anotar tudo no drive e estar preparado para diferentes quantidades de participantes.
Pra preparação de algumas dinâmicas pode ser preciso a opinião ou ajuda dos integrantes do grupo. Para esses casos, é recomendado fazer uma enquete no WhatsApp, caixinha de sugestões no Instagram ou até um formulário no Google Forms.
Templates úteis:
Postar a arte de confirmação do encontro nas redes sociais · #2.2 Marketing
Postar a arte de confirmação do encontro no Instagram, LinkedIn e WhatsApp, informando a data, local e horário definidos.
Depende da tarefa #1.2 (local e horário do próximo encontro já definidos).
Templates utilizados:
Postar Story de TBT do último encontro · #2.3 Marketing
Postar um Story de TBT do último encontro, para engajar a comunidade.
Depende da tarefa #4.2 (video editado do último encontro).
Templates utilizados:
Garantir estrutura básica para o encontro · #2.4 Logistics
Verificar a estrutura básica necessária para o encontro, como mesas, cadeiras, água...
Sempre definir pelo menos 2 ADMs pra chegar mais cedo e garantir que tudo esteja pronto.
Semana do encontro
Objetivo: divulgar com contagem regressiva e garantir avisos e registros durante o evento.
Postar Story com contagem regressiva · #3.1 Marketing
Fazer postagens com contagem regressiva antes do encontro, para engajar a comunidade e lembrá-los do evento.
Sub-tarefas:
Story com contagem regressiva na semana do encontro · #3.1.1 Marketing
Postar um Story com contagem regressiva na semana do encontro.
Story com contagem regressiva no dia anterior ao encontro · #3.1.2 Marketing
Postar um Story com contagem regressiva no dia anterior ao encontro.
Story com contagem regressiva no dia do encontro · #3.1.3 Marketing
Postar um Story com contagem regressiva no dia do encontro.
Templates utilizados:
Garantir registros durante o encontro · #3.2 Marketing Activities
Gravar vídeos curtos e tirar fotos durante o encontro, para registrar os momentos importantes e criar conteúdo para as redes sociais. Sempre que possível, fazer alguns vídeos mais descontraídos, como trends do TikTok, desafios, etc. Visando maior engajamento.
Não esquecer de fazer a foto com todos os participantes no final do encontro.
Lembrar de gravar o trecho inicial do vídeo, com o 'Está acontecendo nosso x° encontro do SpeakUp, vem conferir com a gente o que está acontecendo por aqui!'. Exemplo de formato de vídeo.
Fazer avisos iniciais durante o encontro · #3.3 Activities
Fazer avisos iniciais durante o encontro, como consentimento de imagem, regras do encontro, lembretes, etc.
Avisos
- Consentimento de imagem: avisar que o encontro será gravado e que as imagens poderão ser utilizadas nas redes sociais do projeto. Caso alguém não queira aparecer, é só avisar.
- Regras do encontro: garantir ambiente livre de julgamentos, e com respeito mútuo entre todos os participantes.
- Lembretes: avisar sobre registrar momentos no encontro, pra poder participar de trends futuras, como o 'Sua vez' do Instagram.
Após o encontro, postar Story com a foto do grupo · #3.4 Marketing
Postar um Story com a foto do grupo após o encontro, para agradecer a presença de todos e engajar a comunidade.
Pós-evento & feedback
Objetivo: organizar o drive, coletar feedbacks e analisar insights.
Organizar o drive + planilha de feedbacks · #4.1 Logistics
Criar pasta do encontro no Google Drive, seguindo a estrutura abaixo:
📂 Xth Meetup
├── 📂 Videos
│ ├── 📂 Raw -> vídeos brutos gravados pelos ADMs
│ └── 📂 Edited -> vídeos editados
├── 📂 Xth Meetup Photos -> pasta pública, para que os participantes compartilhem as fotos
└── 📂 Feedback
├── Feedback spreadsheet -> planilha para coletar feedbacks dos participantes
└── Form responses -> respostas do formulário de feedback
Após criada a estrutura, compartilhar o link da pasta de fotos e da planilha de feedbacks com os participantes do encontro, para que possam enviar suas fotos e preencher o formulário.
Templates utilizados:
Fazer publicações para engajamento pós encontro · #4.2 Marketing
Editar e postar os vídeos do encontro nas redes sociais, para engajar a comunidade e manter o interesse pelo projeto.
Templates utilizados:
Validar data do próximo encontro · #4.3 Logistics
Garantir que a data do próximo encontro (3° domingo do mês) não seja um feriado ou data importante, para que todos possam participar.
Caso seja necessário alterar a data · #4.3.1 Logistics Marketing
Caso a data do próximo encontro coincida com um feriado ou evento importante, realizar as seguintes ações:
- Fazer um aviso sobre a mudança de data no Instagram utilizando o template de anúncio de enquete. (explicar motivo, caso seja necessário e avisar sobre a votação no WhatsApp).
- Criar uma enquete no WhatsApp para definir uma nova data.
- Divulgar a nova data no Instagram e WhatsApp, utilizando o template de aviso.
Templates utilizados:
Analisar feedbacks e anotar insights · #4.4 Activities Logistics
Analisar os feedbacks coletados na planilha e anotar os insights e sugestões para melhorar os próximos encontros. Anotar feedbacks das dinâmicas, organização do evento e local.
Postar Story de TBT do último encontro · #4.5 Marketing
Postar um Story de TBT do último encontro, para engajar a comunidade.
Depende da tarefa #4.2 (video editado do último encontro).
Templates utilizados: